Een sterk event begint ruim vóór de dag zelf

Een event begint niet pas wanneer de eerste gast binnenloopt. De beleving start vaak al veel eerder: bij de eerste aankondiging, uitnodiging of post die iemand voorbij ziet komen. Juist daar ontstaat de eerste indruk. En die indruk bepaalt voor een groot deel of iemand zich aangesproken voelt, aanhaakt en weet wat hij of zij kan verwachten.

Waar vaak de aandacht naartoe gaat
Bij de start van een nieuw event gaat de aandacht vaak als eerste naar wat straks zichtbaar is: de locatie, het programma, de sprekers, de techniek en de aankleding.

Logisch, want dat zijn belangrijke onderdelen van de beleving. Maar minstens zo bepalend is de communicatie eromheen. Die begint al bij het eerste contactmoment: een save the date, uitnodiging, LinkedIn-bericht of nieuwsbrief. Vanaf dat moment vormt iemand een beeld. Is dit relevant voor mij? Weet ik wat ik kan verwachten? Voelt het professioneel en persoonlijk?

Meer dan praktische informatie
Goede eventcommunicatie draait niet alleen om praktische informatie. Natuurlijk moeten datum, tijd, locatie en programma kloppen. Maar communicatie helpt ook om mensen mee te nemen, de waarde van het event duidelijk te maken en verwachtingen goed neer te zetten.

In de praktijk krijgt communicatie soms pas laat aandacht. Dan staat het event inhoudelijk al en moet er nog snel een uitnodiging uit. Terwijl juist die uitnodiging kan bepalen of iemand aanhaakt.

De rode draad begint vooraf 
Een sterk event heeft een duidelijke rode draad. Die moet je niet pas op de dag zelf voelen, maar al in de communicatie vooraf. Ook tijdens het event speelt communicatie een belangrijke rol. Denk aan de ontvangst, schermteksten, aankondigingen en overgangen. Als die onderdelen kloppen, ontstaat er rust, herkenning en eenheid.

Na afloop werkt communicatie door
Na afloop van een event is de communicatie nog niet klaar. Een terugblik, bedankbericht of inhoudelijke opvolging helpt om de boodschap vast te houden. Zo eindigt het event niet zodra iedereen naar huis gaat, maar blijft de impact langer voelbaar.

Eventcommunicatie als onderdeel van het totaalplaatje
Voor Niquell is eventcommunicatie daarom geen losse taak op de planning, maar een belangrijk onderdeel van het totaalplaatje. Het helpt om richting te geven, verwachtingen helder te maken en de beleving van begin tot eind te versterken.

Want een event begint niet bij binnenkomst. Het begint op het moment dat iemand denkt: is dit relevant voor mij?