Opening van je bedrijf? Je medewerkers of klanten bedanken? Een nieuw product lanceren? De zomer vieren of het jaar afsluiten? Er zijn tal van redenen en momenten, dat je toe bent aan een luchtig feestje of serieuzer event. En dan rijst de vraag: doe je het zelf of besteed je het uit?

Alhoewel de meeste mensen prima in staat zijn iets te organiseren, is de organisatie van een groter event of belangrijke bijeenkomst andere koek. Er zijn dan ook verschillende redenen waarom het beter kan zijn om een evenement te laten organiseren door een professioneel evenementenbureau in plaats van het zelf te doen.

OP ZOEK NAAR ERVARING
Eventplanner is een serieus vak. Uiteraard moet je over talent beschikken, maar om een solide basis onder een evenement te leggen, moet je echt verstand van zaken hebben.  Evenementenbureaus beschikken over ervaren professionals, die gespecialiseerd zijn in het plannen, organiseren en uitvoeren van evenementen. Ze hebben uitgebreide kennis van de industrie, trends, leveranciers en kunnen bogen op uiteenlopende ervaring. Kortom: ze hebben de know-how in huis. Daar hoef je dus zelf niet meer naar op zoek. 

HELP, EEN VALKUIL!
Het plannen en organiseren van een evenement vraagt doorgaans veel tijd en inzet. Een evenementenbureau kan deze taak van je overnemen, waardoor je meer tijd hebt om je te richten op andere zaken: het runnen van je business bijvoorbeeld. Vergeet daarbij niet dat goede evenementenbureaus – door hun ervaring en theoretische basis- in staat zijn om het hele organisatieproces efficiënter te beheren. Simpelweg omdat ze bekend zijn met de stappen en valkuilen. Scheelt je weer een hoop stress, vallen en opstaan!

CONTACT MET ÉÉN PARTIJ IS WEL ZO MAKKELIJK
Tijdens een event zullen veel partijen hun werk moeten doen. Denk aan een cateraar, specialisten op het gebied van licht en geluid of de eigenaar van een locatie waar het event plaatsvindt. Wanneer je daarin zelf een selectie moet maken…. Je kunt je er vast iets bij voorstellen. Een goed evenementenbureau heeft een uitgebreid netwerk van betrouwbare leveranciers en partners. Partijen die vaak op elkaar zijn ingespeeld en van wanten weten. Omdat jij alleen zaken doet met de organiserende partij (het evenementenbureau) kun je daarnaast profiteren van gunstige deals en kortingen die je mogelijk niet zou kunnen krijgen als individuele organisator.

HOE ORIGINEEL WIL JE HET HEBBEN?
En dan de ideeën. Hoe gaat je event er straks uitzien? Welke activiteiten vinden er plaats? Ga je gebruik maken van een thema, kleur of sfeer? Niets ten nadele van je eigen briljante ingevingen, maar we liegen niet wanneer we zeggen dat professionele evenementenplanners vaak erg creatief en innovatief zijn in het bedenken van unieke concepten en thema’s voor evenementen. Ze komen met originele voorstellen die je evenement zullen onderscheiden van andere events. En…. ze weten hoe daar vervolgens vorm aan te geven!

NO STRESS PLEASE
Dat brengt ons op het beheren van de logistiek en coördinatie van een evenement. Je moet bij de organisatie van een event echt overal aan denken. En laat dat nu net de kerncompetentie van een goede eventplanner zijn! Een evenementenbureau is goed uitgerust om verschillende aspecten, zoals planning, timing, opstelling, technische vereisten en meer, effectief te beheren. Dat scheelt jou naast een hoop geregel ook een heleboel stress. Want hoe je het ook wendt of keert: het organiseren van een evenement kan stressvol zijn, vooral als je niet bekend bent met de details en uitdagingen. Hoe fijn is het wanneer je je daar geen zorgen over hoeft te maken.

DE REGELS EN DE PEGELS
En dan last, but zeker not least: de euro’s! Het organiseren van een evenement kost geld. Een ervaren evenementenbureau heeft inzicht in potentiële risico’s van het event en kan proactief maatregelen nemen om deze risico’s te minimaliseren. Ze hebben ervaring met het omgaan met onverwachte situaties en het vinden van oplossingen. Ze zijn thuis in vergunningen en verzekeringen zodat je evenement volgens plan, veilig en verzekerd kan verlopen.

TIP
Tot slot een tip! Eén op de zes van Nederlands top 500-bedrijven werkt uitsluitend met een bureau dat is aangesloten bij IDEA. IDEA is de branchevereniging en kennisorganisatie die de beste bureaus in events en livecommunicatie verenigt. Voordat een aspirant-lid het IDEA-keurmerk ontvangt, wordt het bureau intensief gescreend op creatief vakmanschap, financiële stabiliteit en continuïteit. Het keurmerk wordt gewaarborgd door een uitgebreide tweejaarlijkse screening van bestaande IDEA-leden.