Ken je ze nog? De evenementen die voornamelijk bestonden uit een bitterbal, een glaasje jus en een gesprekje? Of een ellenlange saaie presentatie waar vanaf PowerPoint slides teksten voorgelezen werden? En er (voor die tijd) flink werd uitgepakt met een schreeuwerige banier in iedere hoek van de zaal? Die tijd is -gelukkig- voorbij. De wereld van de evenementen verandert waar je bij staat. En dát is naast alleen maar leuk, ook best een uitdaging!

Laten we vooropstellen dat de huidige tijd gewoonweg van evenementen eist dat ze aantrekkelijk, vernieuwend en entertainend zijn. Mensen hebben in hun privéleven al zoveel aanbod van dingen en activiteiten die ze kunnen doen, dat het een hele klus is om de bezoekers naar je (bedrijfs)event te krijgen. Daar waar men vroeger het hele jaar uitkeek naar het jaarlijkse personeelsuitje van het bedrijf, leidt een grote groep mensen nu een dermate druk sociaal leven, dat personeelsactiviteiten als eerste geskipt worden. De grote vraag: hoe boei je mensen dan wel? En wat is trending op eventgebied? We kijken naar tien belangrijke ontwikkelingen.

1. Strategie en visie
Natuurlijk is het leuk om je medewerkers een feestje aan te bieden. Maar het kost wat en daarom wil je dat het ook wat oplevert. De grote kracht zit ‘m in het totaalconcept. Het personeelsfeest moet onderdeel uitmaken van de communicatie die je het hele jaar door met je medewerkers bezigt. De visie en de strategie van het bedrijf moeten herkenbaar en duidelijk terug te vinden zijn in het feest. Op die manier wordt het feest onderdeel van het bedrijf en heb je er langer plezier van.

2. Ronde concepten
In het verlengde van ‘strategie en visie’ noemen we de ronde concepten. Tijdens het event kloppen de boodschap, format en kernwaarden met elkaar en komen deze overal terug.

3. Verbinding
Wanneer komen collega’s elkaar nog tegen? Steeds meer mensen werken thuis of hybride. Een bedrijfsevent is het aangewezen middel om verbinding te creëren. Met activiteiten als breinbrekers, een hilarische quiz, het spelen van spellen à la Wie is de Mol en Escape Room zorg je ervoor dat je medewerkers moeten samenwerken om tot een oplossing te komen. Een bijzonder effectieve én leuke manier om mensen bij elkaar te brengen en te verbinding.

4. Maak gebruik van technologie
We horen het je zeggen: ‘Okay, dan heb je je mensen bij elkaar, laat je ze nog op een schermpje turen’. Daar zit natuurlijk een kern van waarheid in. Maar wanneer je tijdens een event geen gebruik maakt van de mogelijkheden die de techniek ons biedt, mis je de boot. Wat dacht je van registratiesoftware, stemmen over onderwerpen, live polls en andere apps om interactie op jouw event te vergroten. Maak gebruik van livestreams en combineer digitaal en persoonlijk contact.

5. Kies voor duurzaam
Ook in de evenementenbranche zet de verduurzaming door. En terecht! Er zijn veel zaken waarbij je, bij de organisatie van een event, bewust een duurzamere keuze kunt maken. Denk aan het gebruik van herbruikbare materialen voor stands en decors, de keuze voor de locatie, inzet van gehuurd materiaal (voorkomen van overproductie) en simpele keuzes als fairtrade koffie en weggevertjes met een duurzame achtergrond. Vergeet dat je evenement 100% duurzaam moet zijn. Dat gaat nooit lukken. Maar met de instelling om daar waar mogelijk duurzamere keuzes te maken, kom je al een heel eind.

6. Voel je thuis
Zeg nu zelf: wat blijft je meer bij dan intimiteit en authenticiteit? Deze elementen van een event zijn dus belangrijk. Precies over de momenten van ontroering of het krijgen van kippenvel zullen mensen blijven praten en het zich blijven herinneren. Intimiteit ontstaat alleen in een setting waarin mensen zich ‘thuis’ en veilig voelen. Creëer dus een thuisgevoel.

7. Festival!
Festivals zijn populair! Dus waarom zou je ze niet inzetten voor je event? Op een festival voelen mensen zich vrij en onbekommerd. En is dat nu niet precies wat je wilt bereiken met jouw event? Let’s party!

8. Focus op gasten
Wanneer je een event organiseert, organiseer je dat in de eerste plaats voor je gasten en veel minder (zoals vroeger) om jouw boodschap over te brengen. Dat houdt in dat jij je als gastheer zult moeten gedragen. Je handen vrij hebben om er voor hen te zijn is dan een voorwaarde. Daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om de organisatie van het event uit te besteden.

9. Maak er een echte game van
The game is on! Gamification is het gebruiken van speltechnieken in een niet-game omgeving. Zo kun je op een speelse manier je boodschap overbrengen op je bezoekers en hen echt iets laten beleven. Het spelen van een game is daarnaast een fijne manier om gasten even te laten ontspannen. Want wie houdt er nu niet van een spelletje?

10. Netwerken
Je kunt er meer over lezen elders in dit magazine: netwerken! Je kunt het netwerken tijdens je event vergemakkelijken door apps of tools in te zetten. Er is heel veel mogelijk waarbij het ook voor jou als organisator data kan opleveren waaruit je het succes van je evenement kunt aflezen.