Een kijkje achter de schermen bij ons online event

In ons laatste blog hebben we de mogelijkheden van online en hybride evenementen al genoemd. We merkten dat het best lastig was voor onze opdrachtgevers zich voor te stellen hoe persoonlijk, leuk en effectief een online event kan zijn. Daarom hebben we afgelopen maand een brede groep van geïnteresseerden de mogelijkheden van een online event laten ervaren. Samen met een aantal samenwerkingspartners hebben we het programma vorm kunnen geven waarbij Theater de Tamboer de uitvalsbasis was en de technische leiding was in handen van Michael Steenbergen Videoproducties. Naast workshops over interessante marketing- en communicatieonderwerpen was het belangrijkste uitgangspunt het online platform en het tonen van de mogelijkheden. Het leuke aan het platform is dat dit geheel in de huisstijl van de organiserende partij samengesteld kan worden. Daarnaast zijn de mogelijkheden voor interactie oneindig.

Normaal gesproken zijn wij niet echt nerveus als wij een evenement organiseren, maar bij dit event was dit toch een beetje anders. Het was voor ons de eerste keer dat wij een eigen online event organiseerden en dan ook nog meteen hybride (deels live en de rest van de deelnemers sloot online aan). Alles is strak online gepland en je hebt dus minimale ruimte om nog snel iets aan te passen of bij te sturen. De voorbereiding in deze setting is dus nog belangrijker dan bij een live event. Vanaf de start van het programma is het aan de technische mensen, de dagvoorzitter en sprekers die invulling geven aan het programma. We houden natuurlijk altijd de regie en zijn actief achter de schermen.

Online maar toch interactie
Vooraf hadden we net als bij een ‘live’ evenement een korte briefing met alle sprekers die een bijdrage aan het programma leverden. Zij waren het groepje mensen dat live op locatie met ons aanwezig waren. De deelnemers konden zich vooraf via de event-app voorbereiden, zoals het eigen account verder invullen en keuzes maken voor het programma. Op de dag zelf logden zij via een link in en werden virtueel en persoonlijk door ons ontvangen. Het programma startte plenair met dagvoorzitter Gijs Nillessen en na interviews met Pieter-Bas Rebers (directeur Theater de Tamboer), wij zelf (Monique & Myrthe) werd er kort gespeeddatet. Helaas ging dit niet helemaal vlekkeloos! Maar juist daarom hebben we deze showcase georganiseerd. Van ‘fouten maken’ leer je. Gelukkig kon dit ter plekke hersteld worden en werd het na de eerste ronde workshops opnieuw en met succes aangeboden. Er was enorm veel dynamiek en interactie. Dit was ontzettend leuk om te zien. Na de tweede ronde van workshops werden de overige opties van het platform toegelicht. Eigenlijk is alles mogelijk. Plenaire lezingen, workshops, aparte break-outsessies, netwerken met andere deelnemers, speeddate, 1:1 ontmoetingen, pubquiz, bingo of andere spelmogelijkheden met overal interactie mogelijkheden. Ook zijn online ontmoetingen in samengestelde groepjes mogelijk of ontmoetingen op basis van gelijke interesse(s). De mogelijkheden zijn eindeloos. De middag werd afgesloten met een laatste speeddate ronde en de woorden: ‘graag tot een volgende keer’.

 Ervaringen
Zelf waren wij na afloop erg tevreden, maar natuurlijk ook kritisch. Alleen door kritisch te blijven kan je verder professionaliseren en dat is wat we graag doen. En wat het belangrijkst is, hoe hebben de deelnemers het event ervaren? We kregen goede reacties terug.

• – ‘Mooi om te zien hoe ongewenste omstandigheden worden ‘omgebogen’ naar nieuwe kansen’
• – ‘Ik was erbij! Mooi om mee te maken en ja… een online event kan prima. Complimenten!!’
• – ‘Mooi event. Vooral om de mogelijkheden van het platform te laten zien. Top!’
• – ‘Goed geregeld. Het laat mooi zien dat denken in mogelijkheden belangrijk in deze tijden! Op naar de volgende.’
• – ‘Ik wil jullie graag een compliment geven dat jullie je nek hebben uitgestoken en gewoon hebben laten zien hoe het hybride kan. Denken in mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden.’
• – ‘Super georganiseerd door Niquell. Een format met veel mogelijkheden’.

Daar doe je het voor. We zijn trots dat we hebben kunnen laten zien wat er allemaal mogelijk is in deze uitdagende tijden! En dit hadden we uiteraard niet kunnen organiseren zonder de bijdrage van de samenwerkingspartners. Dus nogmaals dank voor hun inzet!

Ben jij geïnteresseerd en wil je meer weten over de mogelijkheden van een online of hybride evenement? Bekijk onze aftermovie en neem geheel vrijblijvend contact met ons op!