300 managers die jaarlijks bijeenkomen voor een grootse managementconferentie. De organisatie daarvan is een hele opgave. Maar wat doe je als je vanwege de coronamaatregelen af moet zien van een fysiek evenement? Kies je dan voor uitstel of organiseer je het gebeuren online? Bianca Eijgelsheim en Tanja Saddal van UWV divisie Uitkeren kozen voor het laatste. Zij gaven, samen met Niquell, online vorm aan hun managementconferentie. En met succes!

Bianca Eijgelsheim is enthousiast. Als Hoofd Communicatie en verantwoordelijk voor onder andere het visieprogramma van het UWV, is ze belast met de managementconferentie. Daarbij wordt ze ondersteund door Communicatiemedewerker Tanja Saddal. ‘De managementconferentie heeft tot doel elkaar te ontmoeten, in elkaars nabijheid te zijn (anders dan in de dagelijkse werksituatie) en vanuit leiderschapscommunicatie de visie en de lijn uit te dragen naar het management’, legt Bianca uit. Tanja gaat verder: ‘We vroegen ons wel even af hoe we dit online voor elkaar zouden kunnen krijgen. De doelstelling van de conferentie is een pittige. Het is niet niks om online een saamhorigheidsgevoel te realiseren, zichtbaar je visie voor het voetlicht te brengen en mensen te willen raken, boeien en verbinden. Tel daarbij op dat het publiek bestaat uit managers die heel wat gewend zijn en je begrijpt dat de organisatie een hele uitdaging was’.

EIGENHEID EN HERKENBAARHEID
Bianca en Tanja besluiten gebruik te maken van de diensten van Niquell. ‘Een schot in de roos’, aldus beide dames. Via een online platform werd een live evenementenlocatie ingericht waarop de managers vanuit huis konden inloggen en deelnemen. ‘Het platform is echt de oplossing voor dit soort conferenties. Het is ingenieus in elkaar gezet, de techniek is geweldig en het heeft dezelfde uitstraling als een regulier event’, vertelt Tanja. Bianca: ‘De vormgeving was volledig in de huisstijl zoals wij die hanteren. Hiermee schep je een grote eigenheid en herkenbaarheid. Kleine, maar o zo belangrijke details maken het helemaal af. Zo krijgen bezoekers een virtuele badge, zijn er aparte ruimtes om workshops te volgen of 1 op 1 met elkaar van gedachten te wisselen. We hadden als hoofdprogramma gekozen voor een Jinek/Op1-achtige talkshowsetting waarbij onze directeur in gesprek ging met diverse gasten. Live welteverstaan! Dat creëert een enorme betrokkenheid; je komt op deze manier echt binnen bij de deelnemers’.

LIVE
De gehele conferentie werd rechtstreeks uitgezonden, met uitzondering van een filmpje dat door niemand minder dan Wouter Koolmees was ingesproken. ‘Dat filmpje hebben we tijdens de conferentie uitgezonden. De rest was allemaal live. Ik vergelijk het met een live televisieshow; what you see is what you get’, vertelt Tanja.  ‘Dat live ‘optreden’ voor een camera vroeg natuurlijk wel wat van het team’, gaat Bianca verder. ‘Je mist de energie die normaliter uit de zaal komt. Om dit te ondervangen hebben we vooraf veel geoefend en heeft een paar collega’s tijdens de pauzes gefungeerd als moral support-team. Zij hebben de deelnemers aan de uitzending voorzien van feedback, steun en complimenten uiteraard. Ook het hebben van een goede gespreksleider is onontbeerlijk!’

GOEDE ENERGIE
Terugkijkend kunnen Tanja en Bianca concluderen dat de online managementconferentie een succes is geweest. ‘We hebben enthousiaste reacties mogen ontvangen. Deelnemers hebben de online variant ervaren als persoonlijk en betrokken. Juist dat waar je vooraf bij een online event misschien bang voor bent is niet gebeurd: de managementconferentie heeft de mensen echt bij elkaar gebracht. Precies zoals we dat bij onze reguliere fysieke evenementen ook zien’. Bianca: ‘Je verwacht misschien dat je mensen bij een online evenement eerder kwijtraakt dan wanneer ze fysiek in een zaal aanwezig zijn. Dat is dus echt niet zo. Ik heb zelf eerder het gevoel dat het tegendeel aan de orde is. Er was sprake van een goede energie. Omdat deelnemers in hun eigen besloten ruimte de uitzending tot zich nemen, komt het ook veel meer binnen. Je wordt als deelnemer niet afgeleid door een collega die zit te praten, in een tas zit te rommelen, je het zicht belemmert of iets dergelijks. Iedere deelnemer zit als het ware op de eerste rij!’

UITGEKIEND PLATFORM
Qua voorbereiding doet een online event niet onder voor een fysiek evenement. ‘Je hebt weliswaar minder logistieke zorgen, je moet het allemaal wél heel goed voorbereiden’, licht Tanja toe. ‘Gelukkig hadden we daarvoor Monique en Myrthe van Niquell naast ons staan. Zij hebben ons veel uit handen genomen. Inhoudelijk ben je als opdrachtgever natuurlijk zelf verantwoordelijk voor de boodschap, maar dat die boodschap goed overgebracht wordt en de doelgroep bereikt, daar hebben de Niquell-dames een grote vinger in de pap. Ik heb echt veel minder tijd hoeven te steken in de organisatie van deze managementconferentie. En dat is best wel prettig’, lacht Bianca. De grote kracht is volgens Bianca en Tanja het technisch uitgekiende platform. ‘Daarnaast zijn de vele mogelijkheden om het helemaal eigen te maken natuurlijk geweldig. Het feit dat we alweer een nieuw online event op de rol hebben staan, geeft wel aan dat we overtuigd zijn van de kracht van online interactieve bijeenkomsten. Deze keer met ietsje meer mensen dan de 300 van deze conferentie; zo’n 5000 gaan het er worden schat ik in’, knipoogt Tanja.