DE Dynamiek binnen de evenementenbranche

In de laatste blogs hebben we het vooral gehad over de organisatie van online en hybride evenementen ten tijde van de coronacrisis. Het blijkt dat er veel mogelijk is en dat je ervoor kan zorgen dat, ook met een volledig online evenement, er veel interactie ontstaat. De afgelopen tijd zijn wij niet alleen druk bezig geweest met online evenementen, maar hebben wij ook een aantal live evenementen georganiseerd!

Live evenementen binnen de regels
Het fietsevenement Trappen Happen en Stappen is het eerste evenement dat wij tijdens Corona georganiseerd hebben, maar ook hebben wij voor Bork Groep ‘Demolition Day’ (dag van de sloop) georganiseerd (bekijk hier de aftermovie). Dit hebben we allemaal geheel volgens de op dat moment geldende Coronaregels kunnen doen, waarbij de reacties tijdens en na afloop van de evenementen zeer positief waren. Corona heeft er voor gezorgd dat er heel veel andere dingen bij het organiseren kwamen kijken. De grootste verandering merkt bijna niemand, maar heeft toch veel voeten in aarde. Dit is namelijk de vergunningaanvraag. Dit moet altijd gebeuren voor een evenement, maar door alle extra regels/protocollen moet er veel meer ingediend worden. Het is namelijk van belang om tot in detail uit te werken hoe je het evenement inricht om te voldoen aan alle regels en te omschrijven hoe je het besmettingsgevaar minimaliseert.

In de praktijk vertaald zich dat als volgt: er werd gewerkt met tijdsblokken en dat betekende meerdere kleine groepen waardoor de anderhalve meter gehandhaafd kon worden. Dit zorgde ook voor rust tijdens het evenement en mooiere verspreiding. Daarnaast is er veel meer drukwerk nodig, zodat we bijvoorbeeld de looproutes goed kunnen aangeven en de bezoekers regelmatig kunnen herinneren aan het houden van voldoende afstand. Ten slotte kwam de brandweer daadwerkelijk kijken of alles ook gedaan is zoals afgesproken en dat de veiligheid gewaarborgd kan worden. Dit alles zorgt ervoor dat we een nog creatiever denkproces doorliepen en dat is toch ook wel weer heel leuk.

Mogelijkheden en ideeën
Door de huidige maatregelen zijn online evenementen de enige manier om nog mensen bij elkaar te brengen. Mede door de succesvolle showcase, waar we het in onze vorige blog over hebben gehad, krijgen wij ontzettend veel reacties en vragen binnen. Ook hier komt een creatievere denkproces bij kijken. Dit zijn ter inspiratie een paar voorbeelden van online evenementen waar wij nu mee bezig zijn:

• Nieuwjaarsevenement om samen met medewerkers even stil te staan bij het afgelopen jaar en de lijn voor het nieuwe jaar te presenteren en te visualiseren;
• Afscheid waarbij een borrelplank thuis wordt bezorgd en de deelnemers gezamenlijk kunnen proosten;
• Medewerkersbijeenkomst met interactieve quiz, chatrooms, interessante online sessies in plaats van een kerstborrel;
• Open dagen voor het onderwijs;
• Managementconferentie met diverse break-out sessies.

Uiteraard vullen we bovenstaande online evenementen in met energie, creativiteit en interactie zodat het een professioneel online event wordt met uitstraling waarover nog even nagepraat zal worden.We vinden het leuk dat we in deze gekke tijden, waarbij de regels constant veranderen, een goed dynamisch team hebben waarmee we goed kunnen inspelen op de verschillende uitdagingen en leuke projecten. Het zorgt ook bij ons voor dynamiek, energie en voldoening en dat is toch het allerleukste  🙂

Ben jij geïnteresseerd en wil je meer weten over de mogelijkheden van een live, online of hybride evenement? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op!